Nota fiscal denegada

NF-e denegada pode ocorrer por irregularidade fiscal do emitente ou do destinatário.

• 110 Uso Denegado;

• 205 Rejeicao: NF-e esta denegada na base de dados da SEFAZ;

• 233 Rejeicao: IE do destinatario nao cadastrada;

• 234 Rejeicao: IE do destinatario nao vinculada ao CNPJ;

• 301 Uso Denegado: Irregularidade fiscal do emitente;

• 302 Uso Denegado: Irregularidade fiscal do destinatário.

A NFe denegada é o processo em que a Secretaria de Fazenda não autoriza que a operação a que a nota se refere se realize. Os efeitos da NFe denegada são bastante parecidos com a rejeição, pois em ambos os casos a operação não pode se realizar.

A diferença entre rejeição e denegação é que:

• na rejeição, o número da nota poderá ser reutilizado, pois é como se a nota nunca tivesse existido. Ela nunca possuiu validade jurídica

  • Quando ha Rejeição, as informações da nota fiscal devem ser corrigidas e a nota fiscal retransmitida ao SEFAZ com a mesma numeração, ou a numeração deverá ser inutilizada;

• na denegação, o número da nota não pode mais ser utilizado. É como se a nota tivesse tido validade jurídica, mas o Fisco entendeu que ela não está apta a acobertar a operação a que se refere. Assim, se a nota nº 20 foi denegada, a próxima nota a ser autorizada pelo contribuinte é a de nº 21. Outro ponto importante a ser observado é que existe obrigatoriedade de guarda, pelo prazo decadencial (Na legislação atual, período de cinco anos), dos arquivos XML das notas denegadas.

  • Quando há denegação da NF-e, a nota permanecerá no sistema, mas não poderá ser retransmitida ou alterada. Sua situação é parecida com nota fiscal cancelada. Esta nota fiscal:

    • Não gerou movimentação de estoque;

    • Não gerou registros financeiros (Contas a pagar ou a receber);

      • Não altera situação do pedido ou ordem de serviço vinculada a ela;

      • Se a nota fiscal foi originada de um pedido ou de uma OS o vínculo com o documento original será removido possibilitando assim um novo faturamento do mesmo após a correção das informações. A imagem abaixo demostra uma NFe denegada onde o vínculo com pedido e OS foram removidos.

As mensagens de erro previstas para o procedimento de denegação são:

• Erro 233: Rejeição: IE do destinatário não cadastrado;

• Erro 234: Rejeição: IE do destinatário não vinculada ao CNPJ;

• Erro 302: Denegação: IE do destinatário em situação irregular perante o Fisco;

• Erro 205: Rejeição: NF-e está denegada na base de dados da SEFAZ.

NOTA: Quando ocorre o erro 205, não significa que o destinatário esteja com situação irregular. O problema é que o emitente está tentando autorizar uma NFe utilizando o número de uma nota que foi anteriormente denegada. Não se pode esquecer: uma vez denegado, o número da nota não pode mais ser reaproveitado.

Procedimentos que deverão ser adotados quando uma NF-e for denegada

Primeiro passo: Ajustar o cadastro do destinatário da NF-e

Primeiramente acesse o site do SINTEGRA e verifique a situação cadastral do destinatário:

• • No mapa que aparece clique sobre o estado do destinatário da nota fiscal;

  • Na tela que será aberta informe o CNPJ ou a Inscrição estadual do destinatário;

  • Digite a sequencia de caracteres que aparece no captcha e clique em pesquisar;

  • Será listada uma tela conforme abaixo com as informações cadastrais do destinatário:

• • Preste atenção nos dois campos indicados e compare com seu cadastro:

    • A Inscrição estadual do destinatário está correta?

    • Qual é a Situação cadastral do destinatário?

  • Existe alguma observação sobre a inscrição estadual?

• Se necessário efetue a consulta no Portal da Receita Federal

  • Informe o CNPJ do destinatário;

    • Digite a sequencia de caracteres que aparece no captcha e clique em pesquisar;

    • Será exibido o resultado conforme abaixo.

Resultado das consultas da situação cadastral do destinatário

• HABILITADO / ATIVO: Neste caso o contribuinte não possui nenhuma restrição (SEFA e RFB), portanto pode efetuar qualquer tipo de operação - compra e venda.

• NÃO HABILITADO - BAIXADO / ATIVO: O contribuinte possui inscrição estadual, que foi baixada (desobrigada por exercer atividades não tributadas pelo ICMS ou encerrou sua atividade junta a Secretaria da Fazenda). Neste caso, o contribuinte somente pode realizar compras como consumidor final, utilizando-se a alíquota interna da UF do remetente, sob pena de recolhimento da diferença de alíquota na UF do destinatário.

• NENHUMA OCORRÊNCIA / ATIVO: O contribuinte não possui inscrição estadual pelo fato de estar desobrigado, pois não exerce atividade tributada pelo ICMS. Neste caso, o contribuinte somente pode realizar compras como consumidor final, utilizando-se a alíquota interna da UF do remetente.

• NÃO HABILITADO / ATIVO OU NÃO: O contribuinte está em situação irregular com a Secretaria da Fazenda, NÃO podendo efetuar compras para comercialização.

• NÃO HABILITADO - BAIXADO / DIFERENTE DE ATIVO: O contribuinte está em situação irregular com Secretaria de Fazenda e também poderá estar irregular com a RFB. NÃO podendo efetuar compras para comercialização.

• NENHUMA OCORRÊNCIA / DIFERENTE DE ATIVO: O contribuinte não possui inscrição estadual e também poderá estar irregular com a RFB. Neste caso, NÃO pode efetuar compras para comercialização.

Se houver alguma inconsistência entre seu cadastro e as pesquisas efetuadas acima, efetue as correções e gere uma nova nota para transmissão.

Segundo passo: Emitir uma nova nota fiscal

• Emita uma nova nota fiscal criando-a a partir do zero; ou,

• selecione novamente o pedido ou ordem de serviço que deu origem a nota denegada no sistema e emita a nota fiscal novamente;

  • Se a nota fiscal foi originada de um pedido ou de uma OS o vínculo com o documento original será removido possibilitando assim um novo faturamento do mesmo após a correção das informações.

NOTA: Seguindo os passos acima, se a nota fiscal continuar denegada, consulte seu contador e peça para que ele verifique suas informações e as informações do destinatário junto ao Sintegra ou Receita federal.

Perguntas frequentes

Enviei várias notas fiscais eletrônicas para a SEFAZ e elas foram denegadas. O que eu posso fazer para resolver a situação? Posso cancelar estas notas ou inutilizar a numeração?

Resposta: As notas denegadas ficam registradas na SEFAZ e a sua numeração não pode mais ser usada para outra NF-e. Não é possível cancelar uma NF-e denegada e também não se pode inutilizar sua numeração. Os contribuintes devem manter estas notas em seus sistemas para efeito de registro/histórico.

Estou emitindo notas e recebendo o código "302 - Uso Denegado : Irregularidade fiscal do destinatário" como retorno. O que eu devo fazer para conseguir Autorização de Uso para estas notas?

Resposta: O emitente de uma NF-e denegada pelo código de retorno 302, se já efetuou as correções no cadastro conforme acima, nada pode fazer para emitir a NF-e. O código de retorno 302 diz respeito a uma irregularidade na inscrição estadual do destinatário (suspensa, baixada, cancelada ou em processo de baixa), que encontra-se impedido de operar, nos termos da legislação vigente. Somente o representante legal do destinatário pode procurar a SEFAZ para regularização da situação.

Enviei uma NF-e para a SEFAZ e ela foi denegada pelo erro "302 – Uso Denegado : Irregularidade fiscal do destinatário", mas o meu cliente é uma empresa prestadora de serviço, não contribuinte do ICMS. O que devo fazer neste caso?

Resposta: Quando o comprador/cliente for empresa (pessoa jurídica) não contribuinte do ICMS ou pessoa física, o emitente da NF-e deve informar no cadastro do participantes, no Indicador da IE "Contribuinte isento de Inscrição no cadastro de Contribuinte" . Este procedimento possibilitará a autorização da NF-e ainda que a empresa que consta como destinatária na NF-e possua uma inscrição estadual antiga nos cadastros da SEFAZ em situação de cancelamento ou baixa. A SEFAZ alerta, entretanto, que omitir ou alterar a inscrição estadual quando o destinatário for contribuinte do ICMS configura infração à legislação tributária vigente.

Todos os estados poderão denegar a NF-e por irregularidade do destinatário?

Resposta: Todos os estados poderão denegar a emissão da NF-e, mas por enquanto somente os estados de RS, SC, SP, BA, PE, AM e DF estão efetuando a denegação.

A verificação da situação cadastral do destinatário é feita com base em que informações?

Resposta: Essa verificação é feita com base no par “Inscrição Estadual e CNPJ”. Assim, não basta que a inscrição esteja correta e regular, mas é necessário que o número do CNPJ informado seja o correto, seja o constante no cadastro fiscal. Veja no quadro abaixo as possibilidades de resposta da Secretaria de Fazenda para cada situação:

Comprei mercadoria com NF-e denegada. E agora como devo proceder?

Resposta: A situação de todas as notas recebidas devem ser cuidadosamente conferidas (Através da tela de compras o Mestre faz esta conferência automática quando há certificado digital configurado para a estação), os contribuintes podem agir antes da autoridade fiscal – que, cedo ou tarde, agiria devido às inconsistências que seriam apontadas no cruzamento dos dados de NF-e com Sintegra, SPED e outros.

Após questionamento à diversas autoridades fiscais qual deve ser o procedimento que os contribuintes devem adotar. As respostas estão transcritas abaixo. Mas, nas entrelinhas, há uma mensagem: auto-denúncia.

• “A mensagem recebida indica que esta empresa possui alguma pendência com relação ao cadastro da DECA. Sugerimos que compareça ao Posto Fiscal da sua jurisdição para regularizar a situação e receber as orientações quanto aos procedimentos a serem adotados.” (SEFAZ/SP)

• “Conforme parecer da consultoria responsável, informamos que V.S.ª deverá se dirigir à Delegacia Fiscal da circunscrição do estabelecimento para regularizar a situação (os endereços estão disponíveis através do linkhttp://www.fazenda.mg.gov.br/secretaria/enderecos/delegacias.html).” (SEF/MG)

• “Denegação de Uso indica irregularidade fiscal pelo lado da empresa emitente, quem recebe esta nota deve entrar em contato com a empresa que emitiu, e solicitar que resolva a situação, o emitente deverá entrar em contato com o plantão fiscal da sua região. “ (SEFAZ/RS)

• “O fornecedor deverá enviar uma NF-e autorizada, sanando o problema que gerou tal denegação, inclusive para regularização do estoque, pois a mercadoria entrou no estabelecimento sem documentação fiscal. A NF-e denegada não poderá mais ser utilizada.” (SET/RN)

• “A SEFAZ poderá denegar uma NF-e em caso de irregularidade fiscal do emitente. Nesse caso, aquela NF-e será gravada na Sefaz com status ‘Denegado o uso’, e o contribuinte não poderá utilizá-la. Em outras palavras, o número da NF-e denegada não poderá mais ser utilizado, cancelado ou inutilizado. No caso citado o estabelecimento adquirente deverá contatar o seu fornecedor para que ele regularize sua situação cadastral perante o fisco e logo em seguida solicitar que o mesmo envie uma nova NFe devidamente autorizada, referenciando a anteriormente denegada.” (SEFAZ/CE)

Fonte principal da pergunta: Roberto Dias Duarte / Editado por Mestre Sistemas.