Caixas e Bancos

A funcionalidade encontra-se disponível no menu Operações > Financeiro > Caixas e Bancos. 

Este manual foi elaborado a partir da versão 7.0.0.18 em junho/2024. A funcionalidade está presente desde a versão 5 do sistema. 

Para utilizá-la, é necessário possuir a Licença Comercial do Mestre. 

ABERTURA E FECHAMENTO DE CAIXA

Para termos um melhor controle de caixa devemos estar sempre atentos à operação que está sendo feita e principalmente não deixar de deixar nenhuma informação que movimente o dinheiro da empresa.

As empresas em geral podem possuir um ou mais caixas, dependendo da estrutura e necessidade da mesma e podem possuir mais de um tipo de caixa, abaixo estaremos mostrando os tipos de caixa, quando usá-los, abertura, sangria, transferência e fechamento de caixa.

Outros caixas poderão ser criados conforme a necessidade, como, por exemplo, um caixa para cada estação de caixa.

1. TIPOS DE CAIXA

Existem hoje o padrão de quatro tipo de caixas, (Caixa Loja, Caixa Geral, Caixa devolução e Caixa Sobras/ Faltas) sendo que cada um deles deve ser controlado individualmente (de acordo com a necessidade da empresa)

1.1. Caixa Loja

O Caixa Loja é o famoso “Frente de Caixa”, ou seja, o local onde são recebidas a vendas diretas do consumidor (em dinheiro).

1.2. Caixa Geral

O Caixa Geral é o caixa utilizado para Suprir ou Sangrar o Caixa Loja, é basicamente um caixa de apoio que fica em retaguarda.

1.3. Caixa Devolução

O Caixa Devolução ou Caixa Troca é utilizado especificamente para devolução de mercadorias, tanto a compra quanto a saída (de acordo com o manual de devoluções)

1.4. Caixa Sobras/ Faltas

O Caixa de Sobras/Faltas é utilizado no final do dia para arredondar o caixa, para que o Caixa Loja fique sempre com o valor exato no final do dia, porém sem perder o controle destes valores.

2. AJUSTE INICIAL DOS CAIXAS

A primeira coisa a fazer é identificar para o sistema qual o valor iniciar do caixa, para que a partir dali tenha-se um controle dos caixas, caso contrário não será possível de forma alguma deixa-lo correto.

2.1. Conferindo valores do sistema

Para iniciarmos a correção do caixa precisamos primeiramente sabermos o valor exato que possui em cada caixa (Caixa Loja e Caixa Geral), para isso temos relatórios que podemos utilizar, sendo que o mais indicado é o extrato de caixa:

Relatórios > Financeiro > Caixas e Bancos >  “2.010.01 Caixa movimento (extrato)”

No exemplo a acima o sistema sinalizou um montante de R$763,95 no caixa.

2.2. Contagem de dinheiro

O próximo passo é realizar a contagem do dinheiro em caixa (cada caixa individualmente), esse passo independe do sistema e é de suma importância que seja feita corretamente pois isso influenciará em todas os fechamentos a partir dali, deve ser feito com calma e atenção para minimizar ao máximo os erros.

2.3. Ajuste de caixas

Após os passos anteriores estiverem concluídos seguimos para o ajuste.

Acessando o caminho: “Operações > Caixas e Bancos > Lançamento” iremos realizar o ajuste. Para efeitos de exemplo, imaginemos que o Caixa Loja (do passo “2.2 Contagem de dinheiro”) tenha R$300,45, precisamos deixar o sistema com o mesmo valor da contagem, para isso faremos uma SAÍDA do sistema (pois o sistema tem mais dinheiro que o caixa) no valor de R$ 463,50 para acertar o caixa, conforme exemplo abaixo.

Agora por outro lado caso o relatório apresentar valor inferior ao que tem em caixa, por exemplo, no sistema apresenta o valor de R$ -800,75 e a contagem de caixa (“2.2 contagem de dinheiro”) tenha esses mesmos 300,45 precisamos efetuar uma ENTRADA de dinheiro no caixa loja no valor de R$1101,2, conforme exemplo abaixo:

Realizados ajustes o seu caixa estará com o saldo atualizado, conforme forem sendo feito vendas em dinheiro e compras em dinheiro o mesmo estará sendo movimentado automaticamente, levando em consideração o caixa informado no lançamento.

3. MOVIMENTAÇÕES DO CAIXA

Além das movimentações automáticas que são geradas através do lançamento (Compras e vendas) existem quatro movimentações manuais, que são Abertura, Suprimento, Sangria e Fechamento de Caixa, essas movimentações são ajustes que devem ser feitos sempre que houver movimentação de dinheiro dentro da loja, como por exemplo adição de troco no caixa ou retirada de dinheiro devido excesso. 

3.1. Abertura de Caixa

Geralmente feita no inicio da manhã, ela vai indicar o montante inicial do caixa, ou seja, o valor que estará em dinheiro antes do inicio das operações. Por exemplo, caso o caixa já esteja zerado e queremos informar no sistema que o Caixa Loja irá iniciar com R$250,35, deve-se informar no sistema se seguinte forma:

Desta maneira informamos ao sistema que está tirando o dinheiro separado no retaguarda (caixa Geral) e adicionando ao Caixa da loja para uso como troco ao longo do dia.

3.2. Suprimento 

Ao longo do dia pode se ter a necessidade de abastecer o caixa com troco ou com cédulas maiores para alguma situação eventual, (tanto no Caixa Loja quanto no Caixa Geral) essa operação precisa ser informada no sistema lembrando sempre de identificar a origem do dinheiro, por exemplo, caso for realizar um suprimento no Caixa Loja de R$100,00 tirando o dinheiro do retaguarda (Caixa Geral) lançamos da seguinte forma:

Caso seja tirado o dinheiro do banco para suprir o Caixa Geral para pagamento de fornecedor ou alguma outra situação especifica pode-se lançar da seguinte maneira:

Existem diversas possibilidades de realização do suprimento, cada caso precisa ser analisado com atenção antes de realizado o procedimento.

3.3. Sangria

Da mesma forma que ocorre com o suprimento podemos também precisar retirar dinheiro de algum, tanto para depósito em banco quanto para não deixar acumular dinheiro em caixa para diminuição do risco de assaltos, também é de suma importância o registro dessa informação no sistema para que o caixa esteja sempre de acordo, sendo assim, no momento em que o dinheiro for retirado precisamos lançar uma sangria, por exemplo, caso vamos retirar R$400,00 do Caixa Loja para coloca-lo no retaguarda (Caixa Geral) lança-se da seguinte forma:

No momento em que se retira o dinheiro do Caixa Geral para depositar em banco, lançamos conforme exemplo:

3.4. Fechamento de Caixa

O Fechamento de caixa é feito quase automático pelo sistema através dos lançamentos efetuado ao longo do dia, para um fechamento de caixa mais assertivo vamos utilizar as etapas anteriores como base. 

Precisamos realizar a contagem do dinheiro em caixa (conferência normal) após realizada a contagem realizamos uma transferência do Caixa Loja para o Caixa Geral, conforme exemplo abaixo. 

Por ultimo tira-se um relatório de caixa extrato Relatórios> Financeiro> Caixas e Bancos>  “2.010.01 Caixa movimento (extrato)”

Como o saldo do Caixa Loja deve estar zerado no final do dia, o valor sobrando ou faltando no sistema deve ser transferido para o caixa Sobras/Faltas como exemplo abaixo: