Inutilização de NF-e
Durante a emissão de NF-e é possível que ocorra, eventualmente, por problemas técnicos ou de sistemas do contribuinte, uma quebra da sequência da numeração. Exemplo: a NF-e nº 100 e a nº 110 foram emitidas, mas a faixa 101 a 109, por motivo de ordem técnica, não foi utilizada antes da emissão da nº 110.
A inutilização de número de NF-e tem a finalidade de permitir que o emissor comunique à SEFAZ, até o décimo dia do mês subsequente, os números de NF-e que não serão utilizados em razão de ter ocorrido uma quebra de sequência da numeração da NF-e. A inutilização de número só é possível caso a numeração ainda não tenha sido utilizada em nenhuma NF-e (autorizada, cancelada ou denegada).
A inutilização do número tem caráter de denúncia espontânea do contribuinte de irregularidades de quebra de sequência de numeração, podendo o fisco não reconhecer o pedido nos casos de dolo, fraude ou simulação apurados.
As NF-e canceladas, denegadas e os números inutilizados devem ser escriturados, sem valores monetários, de acordo com a legislação tributária vigente.
Diferença entre nota fiscal Inutilizada e nota fiscal Cancelada
Nota Inutilizada
Pode ocorrer durante o procedimento de envio da nota a SEFAZ, a quebra da sequência dos números de um lote de notas. Por exemplo, as notas 10 e 20 foram autorizadas, mas as notas 11 até 19, por algum erro técnico no envio, foram inutilizadas. O emissor deverá comunicar a SEFAZ a razão pelo qual não utilizará essa sequência de números inutilizados, apenas para efeito de denúncia, caso alguém queira fazer uso dessa faixa de notas para fraudes. A inutilização só se dará caso a numeração nunca tenha sido usada anteriormente, em notas autorizadas, denegadas ou já inutilizadas.
Nota Cancelada
Por algum motivo, caso a empresa deseja cancelar uma nota que já fora autorizada pelo Fisco e que ainda a mercadoria não tenha sido retirada, ela deverá assinar o Pedido de Cancelamento com o seu número de CNPJ e seu Certificado Digital. A transmissão do pedido poderá ser realizada pelo software do contribuinte. O mesmo deverá ser autorizado pela SEFAZ da mesma maneira que uma nota convencional. O Pedido de Cancelamento poderá ser consultado no Manual de Integração do Contribuinte.
As notas canceladas e inutilizadas terão apenas o efeito de dados técnicos para a SEFAZ, não tendo nenhum valor monetário.
Condições para inutilização
O número de NF-e não pode ter sido utilizado, a providência correta para uma NF-e autorizada é o cancelamento de NF-e;
A inutilização de faixa é limitada a 2.000 números por pedido, caso a faixa de inutilização seja superior será necessário dividir o pedido em diversos pedidos;
Uma faixa de inutilização não pode conter números já inutilizados ou utilizados.
Prazo para inutilização
Até o 10º dia do mês subsequente da quebra da numeração.
Ao inicio de cada mês o Mestre efetuará uma pesquisa automática de números pendentes ou faltantes. O usuário deverá analisar os resultados da busca e inutilizar a numeração se necessário.
Inutilizando a numeração da NF-e no Mestre
Para inutilizar uma numeração, acesse Operações -> Nota fiscal -> Inutilização de NF-e;
Sera aberta a tela conforme abaixo:
Se houver uma ou mais numerações selecionadas na lista para inutilizar, o sistema irá inutilizar todas as notas da lista.
NOTA: Deverá ser informado um motivo para inutilização da numeração;
Se não houver numeração selecionada na lista para inutilização, o sistema abrirá outra tela para inutilizar uma numeração única que deverá ser digitada.
Selecione o período para consulta de numeração pendente ou faltante no sistema e clique em pesquisar. Na lista abaixo serão listadas as numerações com problema;
Serão listadas todas as séries que possuem vínculo ao modelo 55 da empresa logada;
Nesta lista você poderá selecionar a numeração que deseja inutilizar;
A numeração inutilizada aparecerá na lista abaixo.
Se não houver numeração selecionada para inutilização será aberta a tela abaixo:
Nesta tela preencha o ano em que anumeração deveria ter sido utilizada;
Preencha a série da nota fiscal;
Preencha a numeração inicial que será inutilizada;
Preencha a numeração final da faixa se será inutilizada;
Se for somente uma numeração, preencha a numeração inicial e final igual. Exemplo: Para inutilizar a nota fiscal número 20 preencha no campo "Número inicial:" 20 e no campo "Número final:" 20;
Se for uma faixa de numeração, preenche a numeração inicial e final não ultrapassando o limite de 2000 números. Exemplo: Para inutilizar a faixa de numeração entre 10 e 20 preencha no campo "Número inicial:" 10 e no campo "Número final:" 20. Todos os números da faixa serão inutilizados;
Preencha a justificativa, ou seja, porque você esta inutilizando aquela numeração;
Clique em "Confirmar" para inutilizar a numeração.
NOTA: Na tela da nota fiscal, ao excluir uma nota fiscal eletrônica que já tenha a numeração gerada esta tela também será aberta e os campos preenchidos automaticamente bastando ao usuário apenas informar a Justificativa da inutilização e clicar em "Confirmar". Se a nota não for inutilizada ela aparecerá na lista acima no inicio do próximo mês para inutilização.
Erros comuns ao tentar inutilizar uma numeração - Rejeições
Rejeição (206): NF-e já está inutilizada na Base de dados da SEFAZ
Se você tentar inutilizar uma numeração já inutilizada você obterá o retorno 206.
Rejeição (256): Uma NF-e da faixa já está inutilizada na base de dados da SEFAZ
A inutilização pode acontecer em casos de quebra da sequência de numeração, como por exemplo: a emissão foi realizada na série 1, número 85 e, por alguma falha, há uma quebra de sequência de numeração, adiantando para o número 102. Sendo assim, é necessário inutilizar a faixa de números de 86 (número inicial) a 101 (número final). Digamos que é realizada apenas a inutilização do número 86, posteriormente é solicitada uma nova inutilização incluindo o número 86 entre o número inicial e final da solicitação. Como a numeração já se encontra inutilizada, o retorno da solicitação de inutilização será a rejeição 256 “Uma NF-e da faixa já está inutilizada na base de dados da SEFAZ”.